Lo que le puede costar a un empleador no inscribir a sus trabajadores en seguridad social desde el primer día
Detrás de cada trabajador que inicia sus funciones sin estar registrado en el sistema de seguridad social hay un riesgo latente que el empleador carga sobre sus hombros sin quizás darse cuenta de la magnitud de lo que está asumiendo.
No se trata de burocracia innecesaria ni de un trámite que pueda diferirse hasta que haya más tiempo o más dinero.
Por qué la omisión no tiene justificación válida ante la ley
Ninguno de estos argumentos tiene validez jurídica: en la mayoría de los sistemas legales del mundo, la relación laboral existe desde que una persona comienza a prestar servicios bajo la subordinación de otra, independientemente de si hay un documento firmado, de si se ha acordado un período de prueba o de si el empleador considera que se trata de algo provisional.
La ley no afiliación empresa porvenir distingue entre contratos escritos y verbales, entre trabajadores de tiempo completo y trabajadores por horas, entre empleados con antigüedad y empleados en sus primeras horas de trabajo.
El sistema de seguridad social existe precisamente para garantizar que los riesgos propios del trabajo no recaigan sobre el trabajador ni sobre su familia, sino que sean gestionados colectivamente a través de entidades especializadas.
Las distintas penalizaciones que se acumulan sobre el empleador que omite la afiliación
Lo primero que ocurre es la apertura de un proceso administrativo sancionatorio ante los organismos de inspección del trabajo o de seguridad social, que puede culminar en la imposición de multas cuya cuantía depende de factores como el número de trabajadores afectados, el tiempo transcurrido sin afiliación y la actitud del empleador durante el proceso.
Pero las multas son solo el comienzo del problema.
Y todo esto sin contar con las demandas laborales que el trabajador o sus beneficiarios pueden interponer por los perjuicios adicionales causados por el incumplimiento.
Cómo se liquida la deuda acumulada por no haber afiliado desde el primer día
Esta deuda incluye tanto la parte que corresponde al empleador como la parte que hubiera correspondido al trabajador, más los intereses moratorios que se generan por el tiempo transcurrido desde que cada cotización debió haberse realizado.
El proceso de liquidación de esta deuda no es simple: requiere reconstruir mes a mes el historial de lo que debió haberse pagado, aplicar las tasas de mora correspondientes a cada período y negociar con las entidades la forma de pago.
Qué puede hacer un empleado que descubre que no fue afiliado desde el inicio
Puede acudir ante los inspectores de trabajo para interponer una queja formal, puede iniciar acciones ante las entidades de seguridad social para exigir la afiliación retroactiva, y puede demandar ante los jueces laborales si considera que la conducta del empleador le generó perjuicios concretos.
Conservar evidencia del inicio real de la relación laboral es siempre una medida prudente: mensajes de texto, correos electrónicos, comprobantes de pago de salarios, fotografías con fecha en el lugar de trabajo o testimonios de compañeros son elementos que pueden ser determinantes para establecer desde cuándo debió haberse iniciado la afiliación.
Lo que le ocurre al empleador reincidente y el peso de una mala reputación laboral
Las autoridades aplican criterios agravantes a la reincidencia, lo que se traduce en multas más altas, procesos más expeditos y menor disposición a negociar acuerdos favorables para el infractor.
En un entorno empresarial donde la responsabilidad social y el cumplimiento normativo son cada vez más valorados, ser conocido como un empleador que no registra a sus trabajadores puede cerrar puertas que cuestan mucho más de lo que alguna vez se pudo haber ahorrado evitando la afiliación.
Pasos concretos para afiliar correctamente a cada nuevo trabajador desde el primer día
Frente a todo lo anterior, la solución es sorprendentemente sencilla: establecer un procedimiento claro dentro de la organización que garantice que ningún trabajador inicie sus labores sin haber sido afiliado previamente al sistema de seguridad social.
Los empleadores que entienden esto no solo evitan sanciones: también construyen organizaciones más sólidas, con equipos más comprometidos y con la tranquilidad de saber que operan dentro del marco de la ley.